4.11.1. Workflows. Lektion 1: Erste Schritte mit Workflows

Workflows prüfen und bearbeiten generierte Ergebnisse automatisch: Sie können Wörter ersetzen, Text auf eine Längenbegrenzung kürzen oder ein Ergebnis zur manuellen Prüfung markieren, bevor es in den Store gelangt. Sie legen die Regeln einmal fest, und sie gelten für jedes neue Ergebnis.

In dieser Lektion erstellen Sie Ihren ersten Workflow, sehen, wie er sich verhält, und lernen dabei einige Dinge kennen, auf die Sie achten sollten.

Das Beispiel, mit dem wir arbeiten

Unser Flow generiert eine kurze Lieferbeschreibung für einen Kuchen:

We are delighted to deliver your chosen cake directly to the address you provide… Each Festive Cake will arrive in beautiful gift packaging… every celebration deserves a delicious CAKE…

Das Wort „cake" kommt dreimal vor, in drei unterschiedlichen Schreibweisen (Groß-/Kleinschreibung). Behalten Sie das im Hinterkopf, es wird später wichtig.

Schritt 1: Workflow erstellen

Gehen Sie zu Home → Workflows und klicken Sie auf Create workflow.

Der Editor öffnet sich mit dem Standardnamen New workflow 1. Vergeben Sie sofort einen aussagekräftigen Namen für den Workflow: Sobald Sie mehrere haben, lassen sich generische Namen leicht verwechseln.

Hinweis: Der Schalter Active ist standardmäßig aktiviert. Ein Workflow hat keine Wirkung, solange er keinem Flow zugewiesen ist. Sobald er zugewiesen ist, beginnt ein aktiver Workflow jedoch, Ergebnisse zu verarbeiten.

Schritt 2: Einen Block einrichten

Klicken Sie auf Create block. Auf der Zeichenfläche erscheint ein Block mit zwei Teilen:

• IF: die Bedingungen, unter denen der Block ausgeführt wird.
• THEN: die Aktionen, die er durchführt.

Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Blockeinstellungen zu öffnen.

Bedingungen

Jede Bedingung besteht aus drei Teilen: was geprüft wird, ein Operator und ein Wert. Es gibt zwei Dinge, die Sie prüfen können:

Length ist die Textlänge in Zeichen, Leerzeichen eingeschlossen. Operatoren: greater than, greater or equal, less than, less or equal, equals, not equal.

Text prüft den Inhalt. Operatoren: contains, does not contain, begins with, ends with, is empty, is not empty.

Bei mehr als einer Bedingung wählen Sie die Verknüpfungslogik:

• All conditions: jede Bedingung muss erfüllt sein (UND).
• Any condition: eine genügt (ODER).

Aktionen

Es stehen drei Aktionen zur Verfügung. Die Beschreibungen werden direkt im Dropdown-Menü angezeigt.

• Replace text: ersetzt ein Wort oder eine Wortgruppe. Lassen Sie Replace with leer, um sie zu entfernen. HTML-Tags sind davon nicht betroffen.
• Truncate: kürzt den Text auf eine maximale Zeichenanzahl.
• Mark suspicious: markiert das Ergebnis zur manuellen Prüfung.

Ein Block kann mehrere Aktionen enthalten. Sie werden von oben nach unten ausgeführt.

Ihr erster Block

Aufgabe: Wenn der Text „Happy holidays!" enthält, „cake" durch „festive cake" ersetzen.

1. Name: cake -> festive cake
2. Conditions → Add condition: Text · contains · Happy holidays!
3. Actions → Add action: Replace text, Find cake, Replace with festive cake, All matches aktiviert (ersetzt jedes Vorkommen, nicht nur das erste).
4. Klicken Sie auf Apply.

Der Block auf der Zeichenfläche zeigt jetzt eine Zusammenfassung seiner Bedingungen und Aktionen an. Vergewissern Sie sich, dass Active aktiviert ist, und klicken Sie auf Save.

Schritt 3: Den Workflow einem Flow zuweisen

Ein gespeicherter Workflow bewirkt nichts, solange er keinem Flow zugeordnet ist.

1. Öffnen Sie Ihren Flow und wechseln Sie zum Tab Automation (der 4. Tab).
2. Wählen Sie unten im Bereich Workflows Ihren Workflow aus dem Dropdown-Menü aus.
3. Klicken Sie auf Save, um den Flow zu speichern.

Generieren Sie ein neues Ergebnis und öffnen Sie es aus der Batch List (der Tabelle der generierten Ergebnisse).

Schritt 4: Das Ergebnis prüfen

Der Text, der „Happy holidays!" enthält, hat sich geändert:

Beachten Sie „Festive festive cake". Das Modell hat „Festive Cake" mit großem C geschrieben, und ohne Match case ignoriert die Ersetzung die Groß-/Kleinschreibung, sodass auch „Cake" ersetzt wurde.

Lösung: Aktivieren Sie Match case. Dann wird nur das kleingeschriebene „cake" ersetzt, und „Festive Cake" bleibt unverändert.

Zu beachten: Replace text berücksichtigt keinen Kontext, es sucht nur nach Übereinstimmungen. Wenn das Modell bereits „delicious cake" geschrieben hat, ergibt das Ersetzen von cake durch delicious cake „delicious delicious cake". Überlegen Sie, wie sich Ihre Ersetzung bei unterschiedlichen Texten verhält.

Schritt 5: Wie Ergebnisse verarbeitet werden

Wenn Sie die Einstellungen eines Workflows ändern und ein bereits verarbeitetes Ergebnis erneut öffnen, bleibt das Ergebnis unverändert. So funktioniert das System:

• Workflows verarbeiten nur neue und neu generierte Ergebnisse.
• Jedes Ergebnis wird von einem bestimmten Workflow nur einmal verarbeitet. Das Bearbeiten seiner Blöcke wirkt sich nicht auf Ergebnisse aus, die er bereits verarbeitet hat.
• Änderungen sind dauerhaft. Das Entfernen eines Workflows aus einem Flow stellt den ursprünglichen Text nicht wieder her.

Um neue Einstellungen anzuwenden, generieren Sie das Ergebnis neu.

Tipp: Testen Sie neue Workflows zunächst an einem Test-Flow. Änderungen an verarbeiteten Ergebnissen können nicht rückgängig gemacht, sondern nur neu generiert werden.

Schritt 6: Mehrere Workflows

Um Texte zu korrigieren, in denen „Festive festive" auftritt, können Sie einen zweiten Workflow hinzufügen. Dieser markiert das Ergebnis zusätzlich zur Prüfung:

• Conditions: Text · contains · Festive festive
• Actions:
  1. Replace text: Festive festive → Festive, All matches und Match case aktiviert
  2. Mark suspicious mit einer Begründung für den Prüfer

Sie können einem Flow beliebig viele Workflows zuweisen. Sie werden von oben nach unten ausgeführt, wobei jeder den Text so erhält, wie ihn der vorherige verändert hat. Ändern Sie die Reihenfolge, indem Sie den Griff ziehen oder die Pfeile verwenden.

Empfohlene Reihenfolge:

1. Workflows, die den Text verändern.
2. Workflows, die Nebeneffekte der vorherigen korrigieren. Eine Korrektur muss nach dem Workflow laufen, der das Problem verursacht.
3. Mark suspicious kann an beliebiger Stelle stehen: Es stoppt die Verarbeitung nicht.

Wenn mehrere Workflows ein Ergebnis als verdächtig markieren, wird die Begründung des ersten Workflows in der Liste angezeigt.

Schritt 7: Kürzen mit manueller Prüfung

Aufgabe: „cake" durch „candies" ersetzen, den Text auf 110 Zeichen begrenzen und den gekürzten Text so lange aus dem Store heraushalten, bis ihn jemand geprüft hat.

• Conditions (All conditions):
  • Text · contains · cake
  • Length · greater than · 100
• Actions, in dieser Reihenfolge:
  1. Replace text: cake → candies, All matches und Match case aktiviert
  2. Truncate: 110, Keep whole words aktiviert
  3. Mark suspicious: Begründung Truncated to 110 characters

Warum die Reihenfolge wichtig ist: „candies" ist länger als „cake". Wenn Sie zuerst kürzen und danach ersetzen, kann der Text die Grenze erneut überschreiten. Zuerst ersetzen, dann kürzen.

Ergebnis:

Der Text ist 109 Zeichen lang, und kein Wort wird mittendurch abgeschnitten. Durch einen Bindestrich verbundene Wörter wie „door-complete" zählen als ein Wort. Am Ende wird kein „…" hinzugefügt. Der Satz ist jedoch unvollständig, weshalb Mark suspicious Teil dieses Blocks ist.

Ein als verdächtig markiertes Ergebnis wird nicht mit dem Store synchronisiert, bis ein Benutzer es bearbeitet oder neu generiert. In der Batch List erscheint neben Sync Now ein „!"-Symbol, und die Begründung wird beim Hovern angezeigt:

Innerhalb des Ergebnisses zeigt eine Warnung Synchronization with integration is disabled die Begründung an:

Verdächtige Wörter der Integration haben Vorrang. Die Integration verfügt über eine eigene Liste verdächtiger Wörter und Muster. Enthält der Text eines davon, erhält das Ergebnis die Systembegründung „Completion looks suspicious, possible AI recommendations found", und Workflow-Begründungen werden nicht angezeigt. Das gefundene Wort wird orange hervorgehoben.

Kurzübersicht

Einstellung	Funktionsweise
All / Any condition	Jede Bedingung muss erfüllt sein / eine genügt
Length	Textlänge in Zeichen, Leerzeichen eingeschlossen
Replace text	Ein leeres Replace with entfernt die Übereinstimmung; HTML-Tags sind davon nicht betroffen
All matches	Aus: Es wird nur die erste Übereinstimmung ersetzt
Match case	Aus: Die Ersetzung ignoriert die Groß-/Kleinschreibung
Truncate	Es wird kein „…" hinzugefügt; Keep whole words hält Wörter zusammen
Mark suspicious	Blockiert die Synchronisierung mit dem Store; stoppt keine anderen Aktionen oder Workflows
Several suspicious marks	Die Begründung des ersten Workflows wird angezeigt
Integration suspicious words	Haben Vorrang vor Workflow-Begründungen
Processing	Nur neue und neu generierte Ergebnisse, einmal pro Workflow; Änderungen sind dauerhaft

Was folgt als Nächstes

Die nächste Lektion zeigt, wie Sie mehrere Blöcke über die Ausgänge Yes, No und Always verbinden, damit ein Workflow verschiedene Texte unterschiedlich verarbeiten kann.

Fahren Sie fort mit 4.11.2. Lektion 2: Blöcke in einem Workflow kombinieren.